專業行政文秘助理業務培訓

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課程大綱

一、專業秘書/助理的角色認知

1. 專業秘書/助理的定義與職業價值

1）行政人員的角色扮演：管家、助手、人際

2）企業需要什么樣的行政人員

2. 認清秘書/助理的十四項職責

3. 專業秘書/助理必備的技能與素質

4. 準確自我定位

1）初級：事務性文員

2）中級：事務性文員＋協助管理

3）高級：獨立管理＋事務處理

5. 專業秘書/助理的工作法則

1）擺正位置

2）積極主動

3）細心準確

4）嚴守機密

5）誠懇有禮

二、如何提升文秘工作效率

1. 從高效率的文檔管理技巧

1）文檔管理的方法、原則及流程

2）高效名片管理-大大提升老板業務能力

3）如何運用信息科技進行客戶關系管理

4）高效助理秘書必備之文書管理技巧

5）如何成為全方位信息整合工作者

2. 如何為上司與自己管理時間

1）80/20原理的應用

2）優先級的排定

3）避免秘書人員的時間管理陷阱

4）如何優化上司的時間安排

3. 會議管理技巧

1）會議(活動)的種類

2）會議的流程管理：會前準備；會中協助；會后管理

3）會議記錄訓練

4. 上司出差行程管理技巧

1）行前安排

2）為上司搜集資料

3）制定完備行程表

三、專業秘書/助理人際溝通技巧

1. 成功溝通的秘訣

1）溝通的定義

2）溝通的雙向性

3）保證溝通成功的三原則

2. 有效職場溝通技巧

1）人際風格的類型：DISC工具導入

2）如何與上司溝通

3）如何與同事溝通

4）如何與客戶溝通

3. 上司需要什么樣的秘書/助理：白骨精溝通高招

1）積極傾聽

2）同理心

3）正向引導法

4）贊美法

四、專業秘書/助理的形象塑造

1. 女性行政人員的著裝要求

1）職業裝的選擇

2）鞋、襪、包的搭配

3）巧用首飾、絲巾及其它配飾

2. 男性行政人員的著裝要求

1）公務西裝的選擇

2）穿西裝的十大誤區

3）襯衫、領帶、皮帶、鞋、襪的選擇與搭配

3. 專業秘書/助理的場合著裝

1）正式嚴肅的會議場合

2）商務休閑的辦公場合

3）優雅從容的社交場合

4. 合宜的儀表修飾

1）化妝、修面、發型

5. 專業的儀態

1）站、坐、走、蹲、手勢、微笑

五、專業秘書/助理的禮儀與應對技巧

1. 商務用語禮儀

1）交談禮儀

2）接打電話禮儀與技巧

3）電子禮儀：電子郵件、手機、傳真等

2. 商務往來禮儀

1）專業的接待態度

2）招呼技巧

3）介紹時的原則

4）握手技巧

5）交換名片

6）行進間、乘坐電梯、坐車的禮儀

7）不同的送客方式

8）拜訪的宜與不宜

9）饋贈禮儀

3. 商務餐飲禮儀

1）中式：請客吃飯的藝術；桌位；點菜；上菜順序；敬酒；餐桌禁忌；奉茶

2）西式：桌位；餐桌禁忌；餐具；上菜次序；酒水和咖啡；自助餐