現代企業檔案管理實務

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【培訓大綱 】

第一講 檔案管理基礎

1.檔案的定義：檔案是企業的財富！！

2.檔案管理的基本概念：檔案工作現代化！！

3.企業檔案人員的基本職責

4.企業檔案工作原則

5.企業檔案管理要求

A.“三納入”的要求

B.“四參加”的要求

C.“四同時”的要求

D.“八防措施”

E.”五統一受控”

6.檔案和文件的區別

7.“件”的概念與原則

8.檔案管理的工作體系

9.檔案管理工作的組織體系

10.檔案管理工作主要流程

11.【案例-某房地產檔案規章制度組合架構】

12.企業文件檔案管理體系成熟度評價圖

第二講 檔案的形成和載體

1.檔案管理的共性要求

2.企業文件清理

3.企業基礎數據清理的工作程序及數據匯總表

4.【課程工具-機構文件清理數據總匯表】

5.數據互動規律描述

6.【案例-某生產型企業檔案地圖】

7.數據清理工具的設計與使用

8.【課程工具-文件清理表】

9.常見七種載體的優缺點

A.抽屜式直立檔案

B.開放式橫向檔案

C.穿孔式活頁夾

D.檔案盒

E.金屬文件夾

F.透明資料袋

G.多層資料盒

第三講 企業檔案管理業務要點

1.文件積累與歸檔

A.文件的積累與歸檔

B.【課程工具-收文登記表 & 發文登記表】

C.【課程工具-文件控制程序流程】

D.【課程工具-文件積累制度 & 文件積累流程】

E.【課程工具-文件歸檔制度】

F.文件歸檔四要素

G.【課程工具-文件移交登記表】

2.企業檔案的分類與編號

A.檔案分類“四原則”

B.檔案分類程序

C.【課程工具-企業檔案分類表】

D.常用分類”九方法”

3.企業檔案的編號

A.以“件”編號

B.以“卷”編號

C.【課程工具-保管期限、特殊載體代碼對照表】

4.立卷歸檔的主要步驟和要求

A.收集文件

B.區分年度

C.劃分期限

D.文件裝訂

E.文件排列

F.文件編號

G.文件著錄

H.填備考表

I.文件裝盒

J.打印目錄

K.入庫裝箱柜

第四講 企業主要檔案管理

1.企業會計檔案管理

A.定義

B.企業會計檔案的具體內容

C.會計檔案歸檔要求

D.企業會計檔案保管期限表

E.企業會計檔案分類

F.企業會計檔案編號

G.企業會計檔案整理

H.詳解-會計檔案目錄表

2.員工檔案管理

A.企業員工檔案的含義

B.企業員工檔案的歸檔要求

C.員工檔案范圍

D.企業員工檔案保管期限、代號

E.企業員工檔案整理方法

F.詳解-企業員工檔案目錄表

3.企業特殊載體檔案管理

A.電子文檔管理

B.聲像檔案

C.實物檔案（授旗、勛章、榮譽證書…..）

D.特殊載體代號

E.特殊載體檔案的保管期限均為永久

F.特殊載體的整理

第五講 企業檔案的鑒定與庫房管理

1.企業檔案的鑒定

A.驗收的組織和程序

B.移交的單位及內容

C.移交的案卷質量

D.移交的載體

E.保管期限制

F.檔案定義“四原則”

G.凡是列入歸檔范圍的文件,均作為公司檔案處理.

H.公司檔案應堅持少而精的原則

I.不屬于歸檔范圍的文件或資料

2.檔案的排架與庫房管理

A.常見檔案室管理問題點

B.排序“三方法”

C.【案例-檔案室排序簡圖圖】

C.檔案室管理要求-“三室”

D.檔案室管理要求-“八防”

E.檔案室管理要求-““三鐵”

第六講 企業檔案管理的長效機制和信息化

1.建立文件控制制度

2.建立檔案管理制度（包含：借閱、管理、保密、保管、鑒定銷毀）

3.檔案員崗位責任制

4.ISO標準文檔管理-文件制作與管制

A.文件系統級別定義

B.標準化時應考慮因素

C.標準化與管理循環關系（PDCA&SDCA）

D.文件管制的重點

5.檔案管理工作優化-標準化五方法

E.三要素法

F.稽核控制法

C.限制選擇法

D.分段控制法

E.數據流動法

F.【現場白板模擬-文件控制三要素法&數據流動法】

6.檔案管理工作優化-持續改善六日工作法

A.OEC-日事日畢，日清日高！

B.日計劃

C.日準備

D.日協調

E.日稽核

F.日考核

G.日攻關

H.【現場白板模擬-檔案管理員六日工作法】

7.引入EDM計算機文件管理系統

8.基于產品系列的PDM圖文管理系統

9.【案例-某企業EDM文件管理系統】

第七講 課程總結

1.團隊共同思維打造-六級思維模式

2.革除執行的四大陋習

2.持續與管理

3.課程總結

4.跟進或指導