行政辦公人員素質提升培訓

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課程大綱

第一篇：職業素養

一、行政文秘人員的角色定位

1. 行政文秘的職業特性與素質要求

2. 行政文秘的職能：辦文、辦事、辦會

3. 行政文秘人員的角色：參謀、助手、服務

4. 企業一般行政文秘的工作內容

5. 行政文秘人員的職業生涯規劃

6. 行政文秘人員的心態建設

7. 常見的行政文秘角色錯位

8. 行政文秘必備的職業素質

二：行政文秘人員的商務禮儀與職業形象逆造

1. 塑造良好的個人職場形象

1) 儀容、儀表、儀態

2) 著裝的TOP原則

3) 女士著裝的要點；

4) 男士著裝的規范；

5) “拒絕”著裝敗筆——著裝誤區

6) 恰當的肢體語言讓自己成為一個有素養的人

2. 基本商務禮儀

1) 辦公室禮儀

l 辦公室5S

l 辦公室條約

l 辦公室電話禮儀

l 辦公室語言技巧

2) 接待禮儀

l 接待方式

l 接待計劃

l 問候 （稱呼、禮節、握手、 鞠躬）

l 接引、出行（步行、乘車、搭乘電梯）

l 交流 （介紹、距離、話語）

l 名片交換

3) 宴請禮儀

l 宴請注意的問題

l 宴請的工作程序

l 宴請的席次排定

4) 座次禮儀

第二篇：工作技能篇

一：行政文秘人員的溝通技巧與藝術

1. 溝通的一個特性

2. 溝通的兩種渠道

3. 溝通的三大要素

4. 溝通的四大原則

5. 溝通的六個步驟

6. 溝通的三個技巧

l 傾聽的技巧

l 表達的技巧

l 反饋的技巧

秘書職業溝通技巧提升練習（說、聽、問能力提升）

7. 上行溝通的藝術

1) 用心與你的上司溝通；

2) 怎樣和你的上司相處；

案例：如何對待不同類型的上司；

3) 站在下級的位置上思考上級的事；

4) 與上級相處三大注意事項；

5) 上司的行程安排；

案例：處理和上司的關系應對之道實例解析。

8. 平行溝通的藝術

9. 下行溝通的藝術

二：行政文秘會議管理技巧與藝術

1. 會議類型和性質

2. 組織階段：會前準備、會中協助、會后整理；

3. 會議前期準備及檢查

如何避免陷于會議忙碌之中？ 會議準備工作清單

4. 會議地點選擇

5. 會場布置藝術

6. 會議座次排定

案例：不同現場如何排列座位順序？

7. 會議主持

現場模擬訓練：如何擔任會議主持人？

8. 會議發言

9. 會議參加者的注意事項

10. 會議工作人員的注意事項

11. 會議接待

12. 會議的結束

13. 何在會后跟進？

14. 企業會議幾種特征分析，企業會議現狀代表企業競爭力顯現；

15. 解決問題會議的流程與組織；

16. 會議頻率分析；

17. 會議效率不高的原因分析；

18. 如何在下次會議中改進會議習慣？

19. 會議通知的寫法與練習

20. 如何當好會議秘書？

三、行政文秘人員公文管理技巧與藝術

1. 認識公文

2. 公文的特點

3. 公文的特征

4. 公文的處理

5. 通用公文分類

6. 文種及其適用范圍

7. 公文格式規范

8. 公文寫作基本要求

9. 公文寫作方法步驟

10. 準確體現寫作主旨

11. 靈活處理公文材料

12. 合理布局避免枯燥

13. 精心雕琢語言文字

14. 巧妙傳達負面信息

15. 修改把關必不可少

16. 常用公文寫作提點

模擬練習：通知、請示、批復、報告、函、意見、決定、通報、會議紀要等

四：行政文秘人員文檔信息管理技巧與藝術

1. 如何建立正確的企業檔案意識

2. 企業文檔工作的主要內容

1) 文件的流程管理

2) 收文處理程序

3) 發文處理程序

4) 文件的歸檔與檔案管理

5) 健全相關制度

3. 企業文檔工作的具體實務

4. 企業電子文件的歸檔

5. 信息在企業工作中的作用

6. 行政文秘信息工作的原則和基本要求

7. 傳真管理

8. 郵件管理

五：行政文秘人員的時間管理及工作統籌技巧

1. 時間管理的誤區

2. 時間管理的原則

◇目標管理與80/20法則

◇緩急輕重的優先管理

3. 時間管理方法

沙盤演練：看看我的時間狀況分析；

我還有多少時間？我如何看待我的時間？

4. 管理上司的時間

個人時間與領導工作時間計劃與安排；

案例：在工作開始前、開展中、結束后提升時間管理策略；

5. 有效利用時間技巧。

六：行政文秘人員的行政管理制度與組織結構設計

1. 行政制度管理的作用

2. 行政制度建設原則

3. 企業行政制度構成

4. 行政規章制度的分類

5. 行政組織結構的類型

七：行政文秘人員的辦公室事務管理

1. 辦公環境管理

2. 車輛管理

3. 食堂管理

4. 宿舍管理

5. 安全管理

第三部分：辦公現場篇

1. 什么是5S？

2. 5S對改善的作用和特點

3. 推行5S的具體目的

4. 整理推行實施重點——人、機、物、地的組織化

1) 方法推介——老鼠蟑螂檢查法與下班后檢查法

2) 方法推介——不要物辨識方法：使用頻率與抽屜法則

3) 方法推介——處理不要物：設立暫存區和再利用區

4) 方法推介——紅牌作戰

5) 方法推介——定點攝影

5. 整頓推行實施重點——流程的合理化

1) 整頓實施：定置管理

ü 案例分析：定點、定容、定量

2) 方法推介：目視管理

ü 顏色：直觀認知，高效辨識

ü 劃線：沒有規矩，不成方圓

ü 標識牌：小型看板，一目了然

ü 形跡管理：精確定位，整齊明晰

ü 對齊管理：迅速發現異常

6. 清掃推行實施重點——排除異常

7. 清潔推行實施重點——徹底消除

8. 素養推行實施重點——人造環境，環境育人

1) 素養形成的三階段：形式化、行事化和習慣化

2) 員工行為準則：提升員工素養的基礎

八、如何面對挫折

1. 挫折定義與認識；

2. 內觀自我，了解潛意識自我認知；

3. 認識我的欲望；

4. 樹立正確的人生觀與價值觀；

5. 面對挫折，依然快樂的八大秘訣。