工作計劃與執行訓練營

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課程大綱

一、計劃與PDCA管理循環
二、擬訂計劃的思維與原則
三、計劃→執行＝成果？
四、人與事相結合要領
五、工作分派時應考慮原則
六、執行時應注意的事項

PLAN計劃 提出工作設想，收集有關資料，進行調查預測，確定方針和目標。
按規定的方針目標，進行試算平衡，提出各種決策方案，從中選擇一下最理想或滿意的方案。
按決策方案，編制具體的活動計劃，下達執行。

DO執行 根據計劃任務，具體落實到各部門和有關人員，按規定的數量、質量和時間等規定要求，認真貫徹執行。

CHECK查核 檢查計劃的執行情況，評價工作成績。在檢查中，必須建立健全原始的記錄、統計和信息資料等工作制度。
對已發現的問題，進行科學分析，從而找出問題產生的原因。

ACTION改善行動 對發生的問題提出解決辦法，好的經驗要總結推廣，失誤教訓要防止再發生。
對尚未解決的問題，應轉入下一輪PDCA工作循環中。

PDCA與管理項目

PDCA的特點
大循環套中循環，中循環套小循環，環環轉動，相互促進；
每一個循環系統包括PDCA四個階段，都要周而復始地運動，中途不得中斷；
PDCA循環是螺旋式上升和發展的，每循環一次，要有所前進，不能停留在原有水平上。

PDCA循環的八個步驟
PLAN
1.分析現狀，找出存在的質量問題
2.分析產生質量問題的各種原因或影響因素
3.找出影響質量的主要因素
4.制定措施，提出行動計劃
DO
5. 實施行動計劃
CHECK
6. 評估結果（分析數據）
ACT
7. 標準化和進一步推廣
8. 在下一個改進機會中重新使用PDCA循環

主管的計劃能力
計劃是主管為了實現預定目標，在行動之前進行自覺的籌劃、安排。
核心是實現目標；
目的是指導行動；
主要內容是籌劃、安排；
著眼點是未來。

計劃的重要性
1.預見性
2.掌握度
3.集中性

計劃的三個特性
1.前瞻性
2.目標導向性
3.決策性

計劃的要素
清晰的目標
明確的方法與步驟
必要的資源
可能的問題與成功關鍵

制定計劃的起點
上級的需求（目標、要求、戰略、策略）；
部門的需求（職責、工作重點、我該貢獻什么？）；
例行工作的需求（需要改進的工作、需要加強的工作）；
應對未來的需要（人才培養、市場開發）。

主管相關的計劃項目
長期戰略規劃
年度營銷與管理計劃
人員招聘計劃
服務質量改善計劃
年度預算等…

三種不同類型的計劃
目標型:有特定目標非例行性的-項目管理計劃
例行型:例行工作的-日常管理計劃
問題型:處理程序-問題的處置計劃

擬訂計劃的程序
第一步 分析現狀，找出存在的質量問題
確認問題
收集和組織數據
設定目標和測量方法
第二步 分析產生質量問題的各種原因或影響因素
尋找可能的影響因素并驗證
第三步 找出影響質量的主要因素
比較并選擇主要的、直接的影響因素
第四步 針對質量問題的主要因素，制定措施，提出行動計劃
尋找可能的解決方法
測試并選擇
提出行動計劃和相應的資源

擬訂計劃的思維與原則
1.目標明確
目標的重要性
工作的依據
安定的力量
潛能的激發
團隊的共識
績效的標的
目標的SMART原則
Specific—明確性
Measurable—可測量的
Attainable—可達成的
Realistic—合于現實的
Timely—及時的
2.掌握各項事實[信息]
確定達成目標的要素
–廣泛從各種角度思考
–從點到面的思考
–前瞻性的思考
–系統性(層級化)的思考
將各種要素一一列出
針對各種要素收集相關資料
集思廣益,凝聚眾人的智慧與經驗
善用工具資源
3.根據事實加以分析思考
是否有所遺漏
彼此間的關聯性
考慮因果關系
以前瞻性的眼光思考
選擇適當的分析方法
綜合歸納分析
4.擬訂具體可行方案
創造力的發揮
具體明確確認工作程序
參考相關者的建議
讓部屬共同參與
從執行者的立場考慮
將計劃實行日程列出時間表
5.健全的判斷
是否符合目標？
就有效的角度分析？
相關者及單位可否配合？
時機是否恰當？

工作分配時應考慮的因素
1.人的考慮:
能力:知識、技能、 態度
潛力:未來的態度、潛能
個性:性格、興趣、 特質、優缺點、習慣……
背景:家庭、性別婚姻…
2.事的考慮:
所需資格:知識、技能、態度
潛在性:緊急性、重要 性、未來的可能性
特性:品質、數量、期限、要求、標準化程度
3.組織層面的考慮:
現有狀況
職務相互關系
團隊精神
人際關系
工作負荷

執行時應注意的事項
1.多方向思考，擇優選用。
2.運用『5W1H』來檢視。
3.具彈性，可因應未來風險。
4.能激發創造力。
5.查核時間點建立。
6.人員安排與意愿掌握。
7.與組織計劃相結合。
8.計劃時程排定。