高級秘書助理行政人員技能提升培訓

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課程大綱
第一部分 職業素養篇
一、秘書／行政助理職業特性與素質要求
1、秘書／助理人員的自我角色定位
① 初級秘書／助理：事務性文員
② 中級秘書／助理：事務性文員＋協助管理
③ 高級秘書／助理：獨立管理＋事務處理
視頻：
現場演示：“用什么方式說話，永遠比說什么更重要”
2、優秀秘書／助理人員的勝任素質
① 如何提升秘書／助理人員的素質
② 優秀秘書與一般秘書的差異
案例分析：
二、秘書／助理的職業生涯規劃
1、什么是職業生涯規劃？
2、為何要進行個人職業生涯規劃？
① 分析自我，確立人生的方向
② 準確評價個人特點和強項，在秘書／助理的職業競爭中發揮個人優勢
③ 看到秘書／助理職業發展規劃的前景，提供前進的動力
小組討論：獲得員工成長與企業績效的雙贏
3、職業生涯規劃的簡單步驟
① 掌握SWOT分析工具進行自我分析
② 運用“5W提問”法進行自我分析
-What I am? 我是什么樣的人？
-What I want? 我想要什么？
-What I can do? 我能做什么？
-What fit I most? 什么是最適合我？
-What I can choose？我能夠選擇什么？
走進實戰：“我的命運我把握，我的前途我做主。”
運用SWOT分析工具認識自我
三、秘書／助理商務禮儀規范
1、塑造良好的個人職場形象
① 著裝的*原則
② “拒絕”著裝敗筆——著裝誤區
③ 恰當的肢體語言讓自己成為一個有素養的人
案例：
2、基本商務禮儀
辦公室禮儀／接待禮儀／電話禮儀與應對技巧
現場演示
四、辦公室5S管理
1、5S的概念
2、推行5S的重要性
3、如何做好辦公室的整理、整頓、清潔、清掃工作
4、長期有效地推動5S工作的注意事項和操作方法
現場模擬
快速掌握5S技巧。

第二部分 工作技能篇
一、時間管理及工作統籌技巧
1、時間管理的誤區
2、時間管理的原則
① 目標管理與80/20法則
② 緩急輕重的優先管理
③ 個人時間與領導工作時間計劃與安排
3、時間管理小竅門
4、辦公室接待與電話處理
5、上級的時間管理與安排
6、自我情緒控制與壓力管理
7、上司出差日程管理與工作計劃
小組討論：
二、會務組織與管理
1、成功組織會議的技巧
2、組織階段的工作：會前準備／會中協助／會后整理
3、會議座次安排的學問
練習
案例
三、信息、文檔管理與運用
1、信息收集
① 信息工作的六個基本要求和三個訣竅
② 收集信息工作的三個訣竅
③ 信息的查實及傳遞
④ 信息的儲存與保密
2、文檔管理
① 文檔分類及儲存的工作規范
② 文檔查閱及分裝的工作規范
③ 文檔銷毀及保密的工作規范
案例
四、行政公文寫作技巧與處理實務
1、行政公文寫作的基本要求
2、行政公文的格式
3、常用行政公文寫作及公文格式要素范例
① 通用公文：報告／請示／批復／函／決定／公告／通告
② 事務公文：工作計劃／工作總結／會議紀要
③ 禮儀文書：請柬／介紹信／推薦信
案例分享
撰寫初稿練習

第三部分 統籌管理篇
一、秘書/助理人際溝通與工作協調技巧
游戲導入：通過“無聲語言”游戲深刻體會溝通的涵義，并導出溝通的意義所在。
1、成功溝通的秘訣
① 學會聆聽：不輕易打斷對方的話
② 怎樣反問：了解對方的需求
③ 如何肯定：肯定對方——微笑、點頭、是是是
④ 表明立場：拒絕的藝術
⑤ 提出解決方案：提出2-3個解決方案
案例
2、有效溝通過程及環節
① 信息發送、接收、反饋
② 有效發送的技巧
現場演示：溝而不通的后果給我們帶來的啟事
3、認識你的溝通對象
① 與上級溝通的原則
② 與各種性格的領導打交道技巧
③ 跨部門的溝通技巧
游戲
二、行政管理人員辦公室事務管理
1、后勤管理（前臺、車輛、食堂、清潔）
2、辦公室設備管理（電話、傳真、復印機、電腦）
3、員工安全和保密工作
4、公共關系管理
全景案例
案例
三、事物性項目性工作的組織管理
1、事務工作有哪些
2、學會列事務清單
3、用項目計劃管理工作
沙盤演練
四、課程分享：我學到了什么？