不知道各位是否收到過這樣的郵件？發件者叫“只是近黃昏”，郵件的正文是“你好！”。心想可能是漏網的垃圾郵件，可點開一看原來是供應商的報價。一頭霧水詢問后，對方說：啊！忘記添加附件了，我再發一遍…

如果你是甲方，面對這樣的供應商，你還敢繼續接下來的項目合作嗎？

可見，郵件上的禮儀是非常重要的，它表達了發件者的素質、涵養、對事情的態度，還有公司的企業形象。越大的企業，對于郵件往來上的細節越是注重。微軟曾雇傭十幾位語言專家，這些語言專家的工作是吹毛求疵地校對每位員工的每一封郵件：郵件標題怎么起、怎么問候、第一句怎么開始、什么時候用阿拉伯數字1,2,3、什么時候用英文單詞one，two，three、 怎么署名、單詞和語法不但不能出錯，更要做到信達雅。被語言專家充分“折磨”及格后的員工才可以給客戶發郵件。

接下來，談談怎么寫好一封好的郵件，交廣國際管理咨詢給出以下總結

一、正式的顯示名和總結性的標題

郵件的接收者首先看到的是兩樣東西：顯示名和郵件標題。所以郵件禮儀的第一步，應該用真名。比如“張三”，或“阿里巴巴-張三”。個性化、詩意化的名字，可以用在社交應用的署名，不適合用在商務郵件中。

另外是郵件標題，應該用不到20個字，總結郵件的核心內容。“你好”、“來自XX公司”、“報價表”，都不是一個好標題。好標題應是：“請審閱：X公司關于Y項目的方案和報價”。

二、簡單大方的格式

一封好的郵件，應是簡單大方的。格式為輔，內容為主。盡量少用不同的顏色、大小、字體、排版，更不要用背景圖，甚至背景音樂。所有格式層面的突顯，只用三種方式實現：分段、縮進、加粗。所有的字都是一個顏色、一樣大小、一種字體。

三、邏輯清晰的正文

外國的郵件喜歡用“Dear Tom”稱呼，你可以用“尊敬的張總”。外國人喜歡用“I hope this email finds you well”開場，你可以用“見信好”。

稱呼問候后，接下來是正文。

郵件的標題，是全文的概括，每段的首句，是整段概況。用小段，不要用大段；用短句，不要用長句；用簡單的詞，不要用復雜的詞；能用100字說清楚的事，絕不用101字。

結尾的部分，總結全郵件內容，強調需要對方跟進和注意的事情：“懇請您撥冗回復修改意見，非常感激。” 然后，“祝：商祺”；親密一些的“祝：春安”；再親密一些的“祝：家人都好”。署名：“張三，阿里巴巴”。

四、良好的回信習慣

收到郵件盡快回復，代表你的能力、效率、對對方的重視程度。回信的專業方式，代表你的職業化程度。比如，善用抄送、密送；回復、全部回復這些功能。

注重說下回復。默認情況下，你應該“全部回復”，而不是僅僅回復發件人，因為他抄送這些人，是希望他們關注郵件后續。

在按下“發送”鍵前，再次檢查標題、稱呼、錯別字、接收人是否齊、有沒有添加附件。

總結：

在企業郵件交往中，你可能不會和對方見面，但就像整潔的外表是對他人的起碼尊重，你需要把在你手中發出的郵件打理得干干凈凈，讓對方“見字如面”，這對你的職場頗有幫助。

綜上所述，怎么做？

想了解更多相關資訊，請聯系交廣國際管理咨詢顧問樊老師13522576005

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