交廣國際管理咨詢有限公司指出：員工檔案管理規范方式。

1、要保證有專人(專職或兼職)管理、有制度規范、有場地存放，即做到有人熟悉檔案管理工作，檔案保管要保密安全，檔案管理工作有制度約束、規范及保障。

2、要確保所存檔資料：復印件和原件相符；資料是原始且有價值的；以藍色或藍黑鋼筆或碳素筆填寫；名字、日期等內容填寫規范；存檔所用紙張規范工整。

3、存檔資料要分類按順序存放。例如可分為基本情況類、合同協議類、證書證件類、培訓學習類、考核考察類、崗位變動類、獎懲類、薪酬類、其它及離職類等。順序可以按照時間順序或自定順序來存放。

4、檔案一人一檔，用檔案盒按員工編號存放，不建議用檔案袋和檔案夾存放，不建議按部門存放。

5、電子檔案要與紙質檔案同步更新，不用每次查詢資料都需要翻紙質檔案。注意：電子檔案并非是將紙質檔案掃描，而是將紙質檔案信息保存在一些軟件工具中，如E-HR系統、EXCEL表格等，如果有時間和精力再進行掃描的工作。

6、其它檔案與員工檔案資料有重疊的，原則上員工檔案保存原始資料。

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