企業如何制定有效的規章制度

企業作為法人主體，在制定規章制度上有著得天獨厚的優勢，企業依法遵照規章制度也是法律賦予的權利，同時，《勞動法》明確規定勞動者“嚴重違反規章制度”的，用人單位可與其解除勞動合同。但對什么情況下構成“嚴重違反用人單位的規章制度”，以及如何判斷用人單位依據規章制度解除勞動合同的行為是否合法，法律卻沒有作出明確界定。

希望通過本文，能為您抽絲剝繭，讓企業制度真正做到合法、合理、合規。

一、規章制度的主體合法

制定規章制度的主體是指：

用人單位行政系統中處于最高層次，對單位的各個組成部分和全體職工有權實行全面和統一管理的行政機構，并以其代表用人單位制定并以用人單位的名義頒布實施。

制定規章制度的主體主要包括：

具有承擔民事責任的法人單位，包括集團公司及其子公司。不能獨立承擔民事責任的非法人單位，受集團公司及其子公司的授權管理人、財、物，可以在授權范圍內制定規章制度。

而集團公司、子公司和分公司的管理部門及其它機構、組織、非行政單位等均無權制定和發布規章制度。如，集團公司、子公司和分公司所屬的人力資源部（處、科）擬定、發布薪酬管理辦法，由于部門不承擔民事責任，不是法人組織，主體不合格，所制定的薪酬管理辦法無效。主體合格是規章制度的第一要素，前提條件，如果主體資格不合格，導致所制定的規章制度無效，會導致法律風險。

二、規章制度的內容合法

勞動規章制度內容廣泛，政策性強，直接涉及員工的切身利益。勞動規章制度的內容包括：勞動報酬、工作時間、休息休假、勞動安全衛生、保險福利、職工培訓、勞動紀律、勞動定額等八個方面。相對而言，規章制度的重點應放在勞動報酬、工作時間、休息休假、勞動紀律等方面

三、規章制度的程序合法

規章制度要合法，除了主體、內容合法，就是程序合法。一般制定規章制度的程序分為四個步驟。

1、起草草案

部門根據業務需求，來決定是否制定新的制度。制度的制定不能想當然，制定前要廣泛的征集意見或者深入調研。起草草案要先列框架、標注重點、列明和其它制度的關聯性，有的還要考慮新制定制度與其它制度有沖突的地方如何來解決；然后再完善內容，將語言嚴謹、合法、合理。

2、民主討論并完善

制定的規章制度要經過民主程序，法律依據：《勞動合同法》第四條“用人單位應當依法建立和完善勞動規章制度，保障勞動者享有勞動權利、履行勞動義務。用人單位在制定、修改或者決定有關勞動報酬、工作時間、休息休假、勞動安全衛生、保險福利、職工培訓、勞動紀律以及勞動定額管理等直接涉及勞動者切身利益的規章制度或者重大事項時，應當經職工代表大會或者全體職工討論，提出方案和意見，與工會或者職工代表平等協商確定。在規章制度和重大事項決定實施過程中，工會或者職工認為不適當的，有權向用人單位提出，通過協商予以修改完善。用人單位應當將直接涉及勞動者切身利益的規章制度和重大事項決定公示，或者告知勞動者。”

到底是采用職工代表大會還是職工大會，這個各地的《職工代表大會條例》都有指導意見，可以參照指導意見來確定，如果公司有《職工代表大會制度》的，按公司制度執行。

大會上職工代表或全體職工對制度草案進行討論并提出修改意見，這個一般不是一次就能成功的，可能需要與會人員多次的討論修改。討論修改完善后形成制度討論最終稿，經與會人員投票通過。

需要注意的是，要將會議組織的通知、與會人員簽到表、會議照片、修改建議或意見、會議記錄等歸檔，留作證據資料備查。

3、審批通過

會議上投票通過了制度最終稿，才能進入審批流程，按照公司內容的審批流程，經過逐級簽字、加蓋公章后公布執行。

4、制度公示

制度經審批完成后，需要向員工公示，讓員工知曉制度內容。公示的方法有：

(1)網絡公示

如通過OA系統、公司內網、電子郵件、QQ等向員工公示。注意制作學習確認表或閱讀表讓員工簽字。

(2)公示欄公示

通過公司公示欄張貼向員工公示。注意保留制度公示時的照片，制作學習確認表或閱讀表讓員工簽字。

(3)員工手冊公示

修改員工手冊，向員工發放公示。注意制作簽收表讓員工簽字。

(4)制度下發

向每位員工發下制度。注意制作簽收表讓員工簽字。

(5)勞動合同附件

將制度作為勞動合同附件。(補充)勞動合同簽收表讓員工簽字。

(6)培訓公示

進行全員培訓，留下培訓記錄、簽到表等，建議最好有考試試卷作為證據。

(7)制度傳閱

打印一份或多份制度讓員工傳閱。注意制作傳閱表讓員工簽字。

上述方法中，可以采用幾種方法同時進行，最重要的是留下員工知道或應該知道的證據，各種表單制作沒有規范格式，如在各種表單中體現員工姓名、部門、簽字時間，并在里面增加幾句話：我已經認真學習閱讀完《XX管理制度》全部內容，并知曉制度的生效時間、具體要求、不執行或違反制度的處罰措施等。

公司按“規章制度”執行與員工產生勞動糾紛的，公司做好了這四點，一般會處于主動位置的。在這里規章制度是帶引號的，因為不符合以下四點就不能稱之為規章制度了。

第一是公司要有相關的規章制度。

第二是這些規章制度內容是合法合理的。合法是符合國家和地方法律法規，這個合理性是由仲裁機構或法院來界定，這個合理性的界限是不好界定的，公司在把握時可以從常理推斷。如給企業造成100元損失被公司界定為給公司造成重大損害、普通職員在工作期間睡覺公司界定為嚴重違紀等，這些就不符合常理，制度內容缺乏合理性。

第三是制度制定程序合法。程序合法就是符合民主程序，在前述內容中進行了介紹。

第四是公司有員工已知或應已知的證據。最好保留員工已知的證據，如在前述制度公示內容中所用的各種表單、試卷等，都可以作為員工已知的證據。還可以在每位員工入職時簽一份入職聲明、勞動合同中對獲取制度的途徑進行約定等，都可以規避一定的風險。

舉個例子，員工上班期間在庫房使用明火，公司是否可以按員工嚴重違紀與其解除勞動合同呢？那么就要套用上述的四點：

1、有沒有關于在庫房使用明火是嚴重違紀的制度；

2、這條規定是否合法（是不違法的）、合理（如果員工有異議提起仲裁的，由仲裁機構來判定。但庫房是嚴禁煙火的，如果著火會給公司帶來重大損失災難，使用明火有重大安全隱患，有其合理性）；

3、制度程序是否合法；

4、公司有沒有員工知道這項規定的證據，如考試試卷、制度學習確認單等。 如果符合四點內容，那么公司按嚴重違紀與員工解除勞動合同是沒有問題的，如果有一點不符合，那么公司做法是欠缺的。

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