管理展覽項目需要把握五個要素，即工作計劃、項目團隊、崗位職責、業務流程和過程控制。

一、制定工作計劃

展覽項目的工作計劃，一般包括項目組織工作方案、項目財務預算和項目業務工作安排三個部分。其中：

項目組織工作方案是戰略性的，旨在體現公司管理層的決策意圖和重要管理要求。

項目財務預算是項目管理的經濟依據，旨在明確經營目標和成本投入金額。

項目業務工作安排涉及項目營運、營銷、銷售等三個主要業務環節，旨在明確項目的操作細節和團隊成員的分工及職責。

對于操作成熟項目的展覽公司而言，其年度工作計劃的重點是財務預算和業務工作安排。在管理實踐中，項目財務預算至關重要，不可或缺，必須見諸文本。這是因為，項目發展的戰略思路和管理措施都是服務于經營目標的，編審預算、確立經營目標的全過程也是明晰戰略思路和優化管理措施的研討過程。

二、組建項目團隊

展覽項目的團隊由項目經理、營銷經理和銷售代表組成。團隊成員人數一般依項目規模而定。

在國內，管理良好的展覽公司經營5-10萬平方米展覽面積的項目，項目團隊一般只需十人左右；經營2萬平方米以下展覽面積的項目，項目團隊一般只需2-5人。但管理水平不高的展覽公司（其中許多是錯誤觀念導致，留待以后專文討論）用人往往很多。多用人的項目勢必工作效率不高，而且員工待遇也被攤薄。

對于經營穩定的展覽公司而言，項目團隊成員的流動性很小，組建團隊方面的工作不具經常性。但創新意識較強的公司，或者是管理組織發生重大變革的公司如引進戰略合作者改為合資公司，再或是新辦項目、新收購項目的公司，都會根據經營管理的具體需要，不時更新、調整或組建項目團隊。

項目團隊是展會生產力、競爭力的核心要素，是展覽公司諸多資源中最關鍵、最活躍的資源。因此，組建并管理好項目團隊是展覽公司經營管理的大事。

三、明確崗位職責

在展覽項目團隊中，必須明確每個人的崗位職責，既做到各司其職，又促進彼此合作。

明確崗位職責，旨在落實經營管理責任，即明確“經營指標由誰扛”；防止團隊成員之間因職責界限不清而產生權責失衡，忙閑不均、彼此失和的消極狀況；有利于公司規章制度和業務流程的貫徹執行。

四、規范業務流程

展覽項目在操作中的業務流程，是與該項目團隊成員的崗位職責相輔相成的。光有崗位職責而沒有業務流程，崗位職責就會懸空，項目操作就沒有統一規范，項目團隊就難以形成“一股勁”。

項目團隊操作展會的業務流程必須體現專業化水準。而衡量操作是否專業，一要看其業務流程是否先進科學，二要看業務流程能否完整、嚴格地施行。

在展會操作中，如銷售展位而不在銷售代表中分配客戶資源，如邀請觀眾而不安排預算或沒有具體的技術方法，這就是展覽公司業務流程不規范、不先進的具體表現。

有好的業務流程如不能被項目團隊全體一致地執行，則反映公司管理者缺乏執行力。

規范業務流程是系統工程，包括流程設計與再造、建立營運、營銷、展位銷售的業務模塊、運用輔助工具（計算機軟件）和堅持不懈地培訓員工等環節。規范業務流程的過程就是展覽公司管理專業化、服務標準化的過程。

五、掌握過程控制

展覽項目從啟動操作到展會結束，是一個自成體系的過程。項目管理就是對此進行全程、全方位、全面的控制，以防止過程中可能發生的干擾實現經營目標的外部或內部問題。這一控制是在統合以上四種要素的基礎上，以制度化方式應時、應勢、應變而實施的。

對于管理者而言，展覽項目的過程控制方法一般有三：

一是，根據崗位責任分解經營目標，讓項目團隊成員人人頭上有指標，個個肩上有壓力，并在此基礎上形成合力；

二是，堅持制度化的調度經營工作，重點是督導銷售和邀請觀眾兩項工作的進度；同時，通過日常調度，與項目團隊共同克服經營中遇到的困難；

三是，在外部環境發生重大變化，或在內部產生重大危機時，及時有效地應對，防止項目遭遇嚴重損失或經營目標失控。

想要了解更多相關咨詢，請關注交廣企業管理咨詢公司。

看過本文的人還看了《什么是項目管理》。