任務管理和高效率執行培訓

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課程大綱
高效率的目標制定、任務分解和行動計劃

? 高效任務管理的步驟

概覽任務，明確目標

對任務進行結構化分解

形成行動計劃

監控執行

績效評估和改善

? 任務分解的關鍵技巧

目標應簡明

分解應詳盡

工具應易用

? 制定有效目標的工具：SMART

明確性

可衡量性

可接受性

相關性

時限性

? 不會任務分解，就不會高效行動

? WBS：既簡單又強大的任務分解工具

? 如何用WBS分解工作任務

結構化任務的分解層次

工作包的五個要素

合理的第二層分類有助于分解效率

要有明確的交付件

責任者應該放在哪層工作包上？

明確軟硬兩種完成標準

? 制定一個緊湊的行動計劃

估計單項任務時間長度

分析任務之間的約束關系

早開始 vs 遲完成

編制工作進度圖表

設定檢查節點

抓住關鍵路徑，合理安排資源

l 案例分析

ü 中國人骨子里重視計劃嗎？

ü 目標倒推

ü 你什么時候把WBS交給我？

ü 領導只要壓縮一天時間

l 情景實踐

ü WBS工具演練：對工作進行任務分解

ü PDM工具演練：形成你的行動計劃
任務的執行、監控和績效管理

? 任務的高效執行

凡事要有規定動作

不拖延，不推卸

重點精力放在銜接處

流程是協作共事的生死命脈

復雜任務的執行：平衡三角形

多任務管理：資源沖突時的對策

? 任務執行的跟蹤和控制

里程碑跟蹤和階段跟蹤

掙值跟蹤：用EVM工具把控趨勢

任務的偏差控制：事先、事中與事后

當計劃不如變化

? 任務執行的結果評估和績效改善

如何檢查任務完成情況

任務審核：問什么？怎么問？

如何評估和評級

針對問題，用三明治方法及時反饋

改進缺陷的手段

? 績效管理的實用手段

年度PBC：個人業務一諾千金

有效的KPI：不在數量而在關鍵

平衡計分：既看結果又看過程

360評估：上下左右共同推進任務

交叉對比排隊：消除專斷和不公

l 案例分析

ü 馬兒跑馬兒不吃草？

ü 任正非的三段論

ü 當領導提出了不可能的任務截至日期…一紙鑒定法

l 情景實踐

ü 資源平衡練習

ü PDCA數字改進
日常工作中的任務分析、時間支配和效率提升

? 日常工作中的任務分析

每日時間劃段

任務分類

活動事項分析

干擾因素分析

高效益活動處理

低效益活動處理

? 日常管理活動中的時間分配

用在例行事務上的時間

用在客戶身上的時間

用在員工或同事身上的時間

用在問題解決方面的時間

用在創新和戰略策劃方面的時間

? 如何提升工作效率

如何化大為小

如何化繁為簡

如何化重就輕

如何排除干擾

如何提高會議效率

如何平衡長期計劃與短期任務

? 如何有效授權

介定可授權工作和不可授權工作

介定被授權人

事務性授權和權變性授權

既委派任務、又委派權力

既明確責任、更建立義務

l 案例分析

ü 韋爾奇的時間安排

ü 面對客戶的時間

ü 經典授權：在兩張紙上簽字

ü 聯想是如何提高會議效率的

l 互動實踐

ü 任務清單和時間劃分練習

ü 制定高效的會議日程
效率和效能管理：我的時間我掌握

? 時間的特性

? 不能控制和完全控制

? 既講效率又講效果：時間矩陣工具

緊急度和重要性

效率與效用

? 規避時間管理的陷阱

不好意思拒絕別人

帕金森綜合征

不速之客

會議病

? 效率管理的工具和技巧

ABC法則

如何克服拖延

4D技巧

有效委派

學會說“不”

告別完美

睡個好覺

? 電話節時妙招

? 效率效能并舉：成功人士的七個習慣

l 案例分析

ü 經理的一天

ü 工件、時間與精益生產

ü 大石頭和小豆子

ü 拋棄愛因斯坦情結

l 互動實踐

ü 計算時間價值和成本

ü 說“不”練習