助理文員職業技能實操

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【課程內容】
一、助理文員——角色定位與心態養成
1、職業化助理文員的角色認知
什么是職業化（全員研討）
職業素養六維修煉模型樹簡介
助理文員應具備素養案例解析
2、助理文員綜合特質要求
美國行政協會章程：行政必備9個條件
比爾蓋茨和李嘉誠欣賞的優秀秘書
組織行政部職能簡介
行政總監崗位職責要求
3、助理文員對部門領導的工作認知及配合（全員研討）
小結：助理文員核心競爭力來源于職業素養
國際行政管理要求讓助理文員認知差距

二、助理文員——職能事務實訓解讀
1、上司辦公室的管理
實訓解讀1：工作時的形象要求（形象禮儀）
實訓解讀2：給上司送材料的順序和時機
實訓解讀3：讓上司急件急批
實訓解讀4：特色名片及便條卷筒
2、接打電話（電話禮儀）
實訓解讀1：做電話記錄
實訓解讀2：替上司安排約會
實訓解讀3：上司正在開會
實訓解讀4：陌生人的電話
3、接待客人（公務接待禮儀）
實訓解讀1：招待及轉介紹客人
實訓解讀2：給上司“擋駕”
實訓解讀3：接待不速之客
實訓解讀4：接待上門投訴的客人
4、上司的日程安排
實訓解讀1：制定不同形式的工作日程表
實訓解讀2：為上司制定出差日程表
實訓解讀3：提醒上司
實訓解讀4：處理日程“撞車”
5、會務工作
實訓解讀1：例行會議的會務工作
實訓解讀2：租借會議室
實訓解讀3：籌備大型會議
實訓解讀4：陪同上司參加外部會議
6、公司文書工作
實訓解讀1：商務傳真和電子郵件的處理
實訓解讀2：撰寫商務信函
實訓解讀3：起草講話稿
實訓解讀4：起草工作總結
7、檔案工作
實訓解讀1：歸檔范圍和程序
實訓解讀2：檔案分類及裝訂
實訓解讀3：編制檔案檢索
實訓解讀4：收集電子檔案
8、上司出差準備工作
實訓解讀1：出差機票、賓館及接待方確認
實訓解讀2：陪同上司出差
實訓解讀3：上司出差前的工作安排
實訓解讀4：上司出差后來信和來電的處理
9、辦公自動化與在線辦公
實訓解讀1：常用辦公設備的使用和保養
（傳真機、打印機、掃描儀、投影儀等辦公設備的使用法）
實訓解讀2：數碼照片（數碼照片的拍攝、存儲、編輯、傳輸）
10、其他工作事務
實訓解讀1：印章管理
實訓解讀3：制作統計圖表
實訓解讀4：制定公司車輛管理辦法
實訓解讀5：給上司訂餐

三、助理文員——卓越溝通技巧
1、中國式的溝通特點
2、助理文員的溝通案例解析
3、初中級助理文員的溝通特點
4、助理文員的卓越溝通五步法
第一步：尊重的力量和三維方法
第二步：恰到時機的提問技巧
第三步：異地而處的傾聽藝術
第四步：準確的表達技巧
第五步：主動高效的反饋技巧

四、助理文員——職業生涯規劃與發展建議
1、奧運冠軍、劍橋博士——鄧亞萍的學習歷程（視頻）
2、助理文員的職場規劃“困境”解析
瑣碎無價值的重復工作
“升”還是“生”的博弈
大齡助理文員的尷尬境遇
職場轉型前的準備工作
缺少明朗前途的中國助理文員職業
3、助理文員的職業生涯發展
自我優劣勢特質認知與解析（自知者明）
助理文員職場發展圖解
老員工的“海綿”滲透法
職場第一貴人——你的領導
自我職業生涯發展的學習計劃