會議管理的解決之道培訓

一.凡是會議，必有準備
1.會議的最大成本——時間成本
2.沒有結果的會議=對公司犯罪
3.沒有準備的會議=集體謀殺
4.解決方法：事先檢查制度
5.沒有準備好=必須取消
6.開會前——看完材料——準備好思路
二.凡是會議，必有主題
1.明確會議目的——明確會議主題（前三頁PPT）——提前通知
2.沒有主題、會議流程=必須取消
3.案例研討：會議通知
三.凡是會議，必有紀律
1.紀律檢察官（主持人擔當）
2.會前提醒和處罰：遲到、不按流程、發言情緒、開小會、惡言攻擊等
3.案例分享：桌面上的魚缸
四.凡是會議，必有議程
1會前發放清楚的會議議程（目的、時間、內容、準備資料、工作協調等）
2.規定討論時間、發言時間等
3.案例分享：計時器的使用
五.凡是會議，必有結果
1.會議目的=解決問題=達成結果
2.會議監督官控場——全員參與——計時發言——把控主題——1.5-2小時內結束
3.倒計時提醒
4.當場宣讀會議紀要（已達成結論、執行程序、再討論話題及時間）
5.會議管理工具表（研討與修正）
六.凡是會議，必有訓練
1.高效會議=節約成本的投資（快速成長、減少犯錯、提升技能）=提升時間價值
2.會議訓練（如何主持、如何記錄、如何追蹤、如何對待分歧、如何會場匯報等）
3.突發事件應對
1）分歧化解（公開稱贊、私下批評、就事論事、不可惡傷他人、意見前的贊美等）
2）民主集中模式（傾聽不同、求同存異）
3）事前告知既定的政策和決定（不容討論）
4.會議成員的認知與妙用（PDP性格解析）
1）支配者老虎型（性格特征與會議策略）
2）溝通者孔雀型（性格特征與會議策略）
3）實干者考拉型（性格特征與會議策略）
4）精確者貓頭鷹型（性格特征與會議策略）
5）整合者變色龍型（性格特征與會議策略）
七.凡是會議，必須守時
1.設定時間（準時開始、準時結束、限制議程時間、每個議題時間）
2.會前通知（必須要有結論的議題）
3.案例分享：民企、國企實操技巧
八.凡是開會，必有記錄
1.準確完整的會議紀要（會議決議、執行人員、完成期限、資源整合）
2.多方資源（明確說明）
3.沒有決議+沒有落實=打消會議積極性
4.案例探討：會議紀要的完善與效力
九.凡是散會，必有追蹤
1.散會不追蹤=開會一場空
2.稽核檢查（建立會議事后追蹤程序——每項決議——及時發現適時調整——確保決議完成）
3.管理者的習慣——高層的要求
十.凡是會議，必備常識
1.高效會議管理概述
1)會議管理致命傷
2)會議的意義
3)會議的目的和種類
4)會議的頻率
5)會議成本的計算
6)會議效率不高的原因及預防性管理
7)高效會議的特征
8)會議規范
9)會務手冊要則
2.會議前的籌備工作
1)會議場所的選擇
2)會場的布置
3)會議資料的準備與擺放
3.會議中會場服務禮儀
1)安全說明
2)奉茶與添水規則
3)室溫與亮度調控
4)突發應急反應
4.會議后總結與回訪禮儀
1)會務總結
2)電話回訪