高級秘書行政助理技能提高訓練培訓

全方位提升本企業秘書工作的認知水平，快速了解掌握提升秘書工的能力的方法和技巧；

第一部分 秘書角色認知

一、秘書的職業特性與素質要求
1、準確自我定位
◇ 高級秘書與初級、中級秘書工作內容有什么不同
——視頻：為什么不提拔我？
——現場演示：“用什么方式說話，永遠比說什么更重要”
◇ 秘書與助理區別
2、如何提升秘書人員的素質
◇ 優秀與一般的差異——修煉良好心態
——案例分析：對待崗位的三種不同觀點的人，命運怎么就這么不一樣呢？
第一種人認為：秘書就是個“萬金油”角色；
第二種人認為吃年輕飯，混日子；
第三種人是有心人，知道腳下的路該怎么走，剖析她的成功路是怎么走的。
如何理解五星級的秘書/助理——從優秀到卓越
——案例：老板眼中的五星級秘書/助理

二、秘書職場禮儀規范
1、塑造良好的個人職場形象——你的形象直接影響公司形象
◇ 職業形象六要素
◇ “拒絕”著裝敗筆——著裝誤區
◇ 恰當的肢體語言 讓自己成為一個有素養的人
——案例：為什么不錄用我，我錯在哪呢？
——案例：你的老大用你做秘書，她的品位也不過如此了

2、基本職場禮儀
◇ 辦公室禮儀
◇ 待禮儀——形體儀態的訓練
※ 站姿—體態美的起點?
※ 坐姿—高雅儀態的展示?
※ 走姿—動態美的展示?
※ 表情—內心世界的窗口：目光、笑容
◇ 接待禮儀
※ 有約接待?
※ 無約接待
◇ 電話禮儀與應對技巧
——現場演示：如何著裝讓我更優雅和自信

三、辦公場所5S管理
◇ 5S的概念
◇ 推行5S的重要性
◇ 如何做好辦公室的整理、整頓、清潔、清掃工作
◇ 長期有效地推動5S工作的注意事項和操作方法
——現場模擬：算一算人生有多少年在工作？良好的環境對我們有多重要，教會你 5分鐘快速掌握5S技巧

職業形象塑造，不是您個人的事，常聽到這樣的話，看到您就看到了您領導的品味。責任重大
從改變自己開始吧！
——案例：為什么有需求，見了你后需求就沒有了


第二部分 工作技能篇

一、高級秘書的時間管理及工作統籌要求
1、時間管理的誤區
2、時間統籌的5種方法?
——現場演示：整理你平時工作中1天的時間，臨時工作所在你一天工作中的比例多數？
盤點你的工作效率。
3、練習2：整理一個秘書的工作日程
◇ 時間管理小竅門
◇ 辦公室事務處理技巧
◇ 上級的時間管理與安排
◇ 上司出差日程管理與工作計劃
案例：如何管理上司的時間——幫領導做計劃的技巧
——小組討論：“你一天的工作是怎么安排的？”
如何管理好你的時間，讓自己活出精彩？
案例：從種樹任務分析您解決問題的思路
——做正確的事，不僅是把事做對
大家認為是否能在3年時間內，獲得15年的工作經驗？其實是可能的，老師親身經 歷和大家分享時間管理的秘訣

二、會務組織與管理
◇ 成功組織會議的技巧
◇ 組織階段的工作：
——會前準備
——會中協助
——會后整理
◇ 會議座次安排的學問
——練習：小組討論：如何協助召開公司例會
——案例：如何應對會議中的“漏洞”？

三、信息、文檔管理與運用
1、信息收集
◇ 信息工作的六個基本要求和三個訣竅
◇ 收集信息工作的三個訣竅
2、文檔管理
◇ 文檔分類及儲存的工作規范
◇ 文檔查閱及分裝的工作規范
◇ 文檔銷毀及保密的工作規范
——案例：李秘書的返工引起的深思

四、高級秘書公文寫作技巧與處理實務
1、行政公文寫作的基本要求
2、行政公文寫作的方法
◇寫作原則
◇寫作特點
3、常用行政公文寫作規范及訓練
◇ 通用公文：
→ 通知
→ 請示
→ 批復?
◇事務公文：?
→ 工作計劃
→ 工作總結
→ 會議紀要
現場模擬：會議記錄及紀要訓練
現場研討：領導公文文種混淆（關于……請示報告），您如何處理來？


第三部分 統籌管理篇

一、高級秘書人際溝通與工作協調技巧
——游戲導入：通過“無聲語言”游戲深刻體會溝通的涵義，并導出溝通的意義所在。
1、成功溝通的秘訣
◇ 學會聆聽：不輕易打斷對方的話
◇ 怎樣反問：了解對方的需求
◇ 如何肯定：肯定對方——微笑、點頭、是是是
◇ 表明立場：拒絕的藝術
◇ 提出解決方案：提出2-3個解決方案
——案例：如果是你該怎么說？
為想當然認為他的想法就是我的想法所付出的代價
2、有效溝通過程及環節
◇ 信息發送、接收、反饋——溝通漏斗
◇ 有效發送的技巧
——現場演示：溝而不通的后果給我們帶來的啟事
3、認識你的溝通對象
◇ 與上級溝通的原則
◇ 與各種性格的領導打交道技巧
◇ 跨部門的溝通技巧
◇ 與客戶溝通
——游戲：究竟是誰的錯？
研討九型人格學問——教您認識自己和他人的工具
——只有“懂領導”才能幫領導

二、高級秘書人員辦公室事務管理?
1、了解企業行政管理內容：
◇ 后勤管理（前臺、車輛、食堂、清潔）
——案例：如何應對車輛管理的“漏洞”？
◇ 辦公室設備管理（電話、傳真、復印機、電腦）?
◇ 員工安全和保密工作?

三、事物性項目性工作的組織管理
◇ 事務工作有哪些
◇ 學會列事務清單
◇ 用項目計劃管理工作
——現場演示行政事務工作：
1、搬家后員工提出不滿，如何解決？?
2、如何合理安排分布辦公室？?
3、如何為上司整理辦公室？

四、秘書的自我情緒控制與壓力管理

——現場測評你的壓力等級
1、培養快樂的心理?
2、戰勝你的弱點
3、如何有效控制情緒的技巧
4、如何進行壓力管理的方法


【實施方式】
講授、小組討論、案例分析、角色扮演、情景游戲、堂后考試等。