譚小芳：檔案管理規定
日期：2015-07-10 15:57 閱讀次數:
檔案管理規定
第一條 管理部門
集團各級公司在行政人事部門設立檔案室并指定專人負責檔案工作。
第二條 歸檔范圍
包括但不限于下列具有保存價值的各種載體形式的文件材料（簡稱文件）：
一、管理文件：集團各單位在經營活動中具有重要依據的各類文件，包括各類公文；
二、立項文件：包括可行性報告、合作合同、章程等文件及政府部門關于項目立項的各種批復文件等；
三、證照文件：經營活動中產生的各類證、照文件等；
四、資信文件：驗資、審計、評估、權屬報告文件等；
五、合同文件：經營活動中產生的各類合同文件等；
六、征地建設文件（含圖紙）；
七、規劃報建文件（含圖紙）；
八、竣工驗收文件（含圖紙）；
九、技術設備文件：設備技術資料等；
十、聲像信息類：集團具有重要價值的、或用于營銷策劃廣告的照片、錄音、錄像、電子文件等。
第三條 收集歸檔
一、凡屬歸檔范圍的文件，經辦人員應在辦理完畢一個工作日內將原件及時歸檔，不得私自留存；
二、工程項目（設計成果）文件在形成過程中各階段，有關人員應及時對有關文字材料和圖樣進行系統收集整理，不遺漏，不丟失，保證全套資料真實、完整齊全地向檔案管理部門移交歸檔。
三、以集團、地區公司（二級公司）、項目名義發出的日常文件、各類會議紀要、往來函件和傳真件等由本級行政部門負責收集、整理，按年度立卷歸檔。
四、為避免歸檔檔案的遺漏和混亂，檔案員要認真核對歸檔檔案的名稱、份數、原件或復印件等情況。經辦人要設立檔案歸檔簽收本，列明檔案的名稱、份數及必要說明并辦理簽收手續。各部門資料員每月應與檔案管理員核對檔案的歸檔情況。
第四條 檔案分類編號
一、檔案管理部門應根據歸檔范圍對歸檔文件進行分類整理，編目歸檔，保證檔案調閱工作的順利進行；
二、檔案分類編號方法應盡量考慮計算機管理的要求，并盡量與政府和公共機構的編目方法接軌；
三、集團管理信息系統建立時所有編目方法需遵從系統的要求。
第五條 檔案保存
一、檔案室須做好放火、防潮、防蛀、防盜工作，保持檔案完好無缺；一旦出現險情，須立即向集團或地區公司行政第一負責人報告；
二、嚴禁無關人員進入檔案室；非檔案管理人員無故不許在檔案室逗留；
三、資料檔案發生損毀丟失時，根據給公司所造成的損失大小按公司獎懲規定對有關責任人進行處罰。
第六條 檔案借閱
一、借閱任何文件資料，必須辦理書面審批及借閱登記手續，歸還存檔時，經檢查無誤方可辦理注銷手續；
二、借閱非機密性文件（包括復印件），須經各單位負責人批準；借出原件，須報地區公司副總經理以上人員審批；
三、辦理相關政府事務所需的資料或銀行貸款按揭所需的項目報建文件，辦理產權所需項目資料，未經地區公司行政人事部門負責人批準不得借出；
四、借閱機密性文件（包括復印件），須經分管行政副總經理批準；絕密性文件（包括復印件），須經總經理批準；
五、下列文件資料復印件未經地區公司行政人事部門第一負責人批準不得借出：
1、國有土地使用權出讓合同；
2、建設用地批準書；
3、建設用地規劃許可證；
4、規劃設計要點、方案批復；
5、建設工程規劃許可證；
6、固定資產投資許可證；
7、報建圖；
8、報建審核書；
9、建筑許可證；
10、商品房預售許可證；
11、產權證。
六、外單位人員來查閱資料，應出具其單位書面證明，并經地區公司主管行政副總經理以上領導批準，方可查閱；
七、任何人借閱檔案原件，原則上不準拆散案卷、折頁、摘抄、復制；不準在文件上作記號、涂改、污損。確因工作需要摘抄、復制，須經地區公司行政人事部門負責人批準；如需要修改圖紙必須按文件修改權限規定另行辦理手續；
